Con Export Control si intendono tutte le misure mirate a regolamentare o a bloccare alcune tipologie di scambi internazionali, ossia alcuni prodotti o categorie di prodotti, con il fine di tutelare la salute e l’interesse pubblico. Di conseguenza, questo concetto comprende anche i modelli organizzativi, adottati dalle aziende esportatrici per valutare e gestire i rischi derivanti dallo spostamento di merci, conformandosi alle normative vigenti.
Sempre più di frequente, le aziende che effettuano scambi a livello internazionale si trovano a dover fare i conti con nuove restrizioni, compilazioni di black list da parte di UE, USA, ONU e UK, embarghi e barriere che le espongono al pericolo di sanzioni amministrative e penali.
Per questo motivo si è resa necessaria l’adozione di un sistema di Export Control, che normasse le transazioni commerciali e finanziarie con Paesi sensibili dal punto di vista geopolitico e fornisse un indirizzo chiaro per la trade compliance.
Prima di comprendere in modo più ampio l’individuazione dei rischi derivati dalle misure restrittive e sanzionatorie applicate sempre più assiduamente, il regime di controllo delle esportazioni indicava in origine l’insieme di norme designate a contrastare il pericolo derivante dai cosiddetti beni dual use, ossia i prodotti e le tecnologie “a duplice uso”, destinati a un utilizzo in ambito civile, ma che al contempo possono avere anche uno scopo militare.
Vediamo dunque come le aziende che operano nell’export possono agire in un contesto di aumentata complessità per adottare i modelli organizzativi richiesti dalla export control compliance, evitando rischi e sanzioni.
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ICP: procedure efficaci per l’export compliance
L’Internal Compliance Program (ICP) identifica tutte le procedure interne all’azienda che garantiscono la conformità ai regimi sanzionatori e il presidio degli export control lungo la supply chain: dalle verifiche su transazioni commerciali e finanziarie, controlli sui business partner, classificazione doganale e origine, fino all’identificazione di soggetti e responsabilità, l’analisi di rischio Paese e la valutazione delle caratteristiche e i rischi potenziali dei prodotti da esportare.
Uno strumento efficace a disposizione degli operatori del mercato internazionale per poter stabilire e gestire i rischi derivanti da restrizioni e regimi sanzionatori, spesso difficili da individuare, è adottare procedure e politiche interne che rientrano sotto il nome di Internal Compliance Program. L’ICP ha l’obiettivo di agevolare la conformità sia alle disposizioni dell’export control che alle condizioni delle autorizzazioni per l’export di determinati beni. Tra queste procedure sono ad esempio comprese misure di due diligence atte a individuare i rischi legati all’esportazione dei prodotti per gli utenti finali e gli usi finali.
In sintesi i programmi interni di Export Compliance sono sistemi di controllo interni alle aziende, che hanno la funzione di:
- Prevenire infrazioni in materia di export control e sanzioni economiche internazionali, imponendo controlli e procedure
- Limitare i rischi e le eventuali sanzioni
- Prevenire responsabilità personali di amministratori e dipendenti, determinando ruoli e funzioni
- Facilitare l’ottenimento di alcuni tipi di autorizzazione
Da ottobre 2021, è in vigore il Regolamento Europeo n. 2021/821, il cosiddetto “Recast” sui beni dual use, che invita gli esportatori a dotarsi di programmi interni di conformità, necessari per ottenere le autorizzazioni globali di esportazione.
Cosa sono i beni dual use?
Come anticipato, i beni a duplice utilizzo sono “i prodotti, inclusi il software e le tecnologie, che possono avere un utilizzo sia civile sia militare e comprendono i prodotti che possono essere impiegati per la progettazione, lo sviluppo, la produzione o l’uso di armi nucleari, chimiche o biologiche o dei loro vettori, compresi tutti i prodotti che possono avere sia un utilizzo non esplosivo sia un qualsiasi impiego nella fabbricazione di armi nucleari o di altri ordigni esplosivi nucleari” (Articolo 2, Regolamento (UE) 2021/821).
In relazione ai controlli sulla produzione e il commercio dei prodotti dual use (Raccomandazione 2019/1938), la Commissione Europea ha pubblicato le linee guida per la creazione di Internal Compliance Program, contenenti indicazioni utili agli esportatori per identificare, gestire e attenuare i rischi associati al controllo del commercio dei prodotti a duplice uso.
In particolare, le linee guida individuano 7 punti principali per un ICP efficace:
- Impegno dell’alta dirigenza a garantire la conformità
- Struttura organizzativa, responsabilità e risorse
- Formazione e sensibilizzazione
- Processi e procedure di verifica delle transazioni
- Valutazione delle prestazioni, audit, segnalazioni e azioni correttive
- Tenuta dei registri e documentazione
- Sicurezza fisica e delle informazioni
Come capire se un prodotto è dual use?
Per sapere se una transazione è sottoposta al regime di controllo dual-use, è opportuno considerare:
- Classificazione dei prodotti (analisi tecnica del prodotto e dei suoi componenti), mirata ad appurare se figurano in un elenco di controllo nazionale e UE dei beni a duplice uso
- Valutazione del rischio della transazione, tra cui:
- verifiche sulle destinazioni soggette a embargo o a sanzioni commerciali
- controllo delle parti coinvolte e degli usi finali dichiarati
- verifica del pericolo di sviamento della destinazione
- controlli sui beni a duplice uso che non figurano negli elenchi.
Solo per un primo inquadramento della natura del prodotto, è possibile effettuare una verifica preliminare attraverso il codice di classificazione doganale (TARIC) sul sistema informativo dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (AIDA – Automazione Integrata Dogane Accise). Questo passaggio non può però considerarsi esaustivo per confermare o escludere definitivamente la natura dual use di un prodotto o se esso sia sottoposto a restrizioni.
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ICP obbligatori per l’ottenimento di specifiche autorizzazioni
L’UAMA (Unità per l’Autorizzazione dei Materiali di Armamento), ossia l’Autorità del Ministero degli Affari Esteri che si occupa di rilasciare le autorizzazioni per l’export di beni dual use, ha reso obbligatoria l’adozione di un Programma Interno di Conformità per tutte le aziende esportatrici che mirano ad ottenere determinate autorizzazioni “facilitate”, relative a casi specifici e dirette ad agevolare l’iter burocratico.
Nello specifico, l’obbligo dell’ICP si applica agli operatori che vogliono agire in regime di Autorizzazione Generale dell’UE EU 007 (per l’esportazione intragruppo societario di software e di tecnologia) e a coloro che richiedono l’Autorizzazione globale Grandi Progetti (per prodotti riconducibili a un unico e ben identificato progetto).
Grazie alla piattaforma “e-licencing” (sistema elettronico per il rilascio delle licenze di esportazione) messa a disposizione da UAMA in un’ottica di digitalizzazione e snellimento delle procedure, è possibile inoltrare e gestire le istanze e la documentazione relativa caricando direttamente online il documento ICP in una sezione dedicata, senza dover stampare e spedire documenti in cartaceo. Il documento dovrà essere inviato assieme ad un questionario di controllo e verifica delle procedure interne aziendali messo a disposizione dall’autorità nazionale.
