Le operazioni di esportazione e importazione comportano la gestione di dati e informazioni fondamentali da recuperare e verificare. Con il passaggio alle dichiarazioni doganali elettroniche, però, sono cambiati i documenti disponibili e le modalità con cui le imprese possono consultarli e conservarli.

Oggi è importante sapere non solo quali informazioni controllare, ma anche quale prospetto recuperare dai sistemi dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) e come gestire in modo efficiente le dichiarazioni relative alle proprie operazioni.

Come si legge una dichiarazione doganale? Quali dati è importante verificare? E come si può semplificare il recupero e la consultazione dei documenti quando le operazioni sono numerose?

Vediamo quali sono le informazioni da controllare, come accedere ai prospetti doganali e in che modo il servizio di “Cassetto Doganale in lettura facilitata” proposto da Studio Alpi Melissa può aiutare le aziende a organizzare la documentazione.

Bolla doganale: cos’è e a cosa serve?

Con l’espressione comune bolla doganale (o bolletta doganale) si indica la dichiarazione doganale relativa a un’operazione di esportazione oimportazione. La dichiarazione contiene i dati relativi alle merci e all’operazione, mentre dai sistemi dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) è possibile consultare e scaricare specifici prospetti.

Con la digitalizzazione delle procedure, le dichiarazioni di esportazione e le dichiarazioni di importazione sono gestite in formato elettronico. Ogni dichiarazione è identificata da un codice MRN (Movement Reference Number), che permette di individuare la singola operazione nel sistema doganale. L’MRN è quindi il codice identificativo, mentre la dichiarazione doganale contiene i dati dell’operazione.

Quali prospetti e documenti doganali sono disponibili?

Per consultare le informazioni relative alle operazioni di importazione ed esportazione, l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli mette a disposizione documenti e prospetti digitali con funzioni diverse.

Per le importazioni, i principali prospetti disponibili sono:

• Prospetto di riepilogo ai fini contabili: riporta i dati rilevanti per gli adempimenti contabili e fiscali relativi all’importazione, compresi quelli necessari per la gestione dell’IVA all’importazione.
• Prospetto sintetico della dichiarazione: offre una visione d’insieme dei principali dati dichiarati, tra cui gli elementi identificativi dell’operazione, le merci e i relativi valori.
• Prospetto di svincolo: documenta lo svincolo delle merci e riporta informazioni come la data e l’ufficio doganale.

Per le esportazioni, la documentazione comprende invece:

• DAE (Documento di Accompagnamento Esportazione): è il documento in PDF identificato dal codice MRN (Movement Reference Number). Ha sostituito la vecchia bolletta doganale cartacea (DAU) e accompagna la merce fino alla dogana di uscita dall’Unione Europea.
• DAT (Documento di Accompagnamento Transito): è il documento relativo all’operazione di transito, quando prevista.
• Messaggio IVISTO (IE599): contiene l’esito dell’operazione di esportazione e corrisponde al vecchio “visto uscire”. Costituisce la prova elettronica dell’uscita delle merci dal territorio doganale dell’Unione Europea ed è utile ai fini della non imponibilità IVA della fattura di esportazione.

I documenti da recuperare e conservare variano quindi in base alla tipologia di operazione e agli adempimenti da gestire. Per le esportazioni, in particolare, è importante verificare anche l’esito dell’uscita delle merci, non limitandosi alla sola dichiarazione doganale.

Come leggere una dichiarazione doganale: i dati da controllare

La struttura di una dichiarazione doganale può risultare complessa per chi non la consulta abitualmente. Sigle, codici e campi numerici rendono difficile individuare subito le informazioni più importanti. Eppure, alcuni controlli sono essenziali per verificare la coerenza dei dati dichiarati con quelli dell’operazione.

1. Identificazione della dichiarazione e degli operatori

Il primo controllo riguarda gli estremi della dichiarazione e i dati degli operatori coinvolti. È importante verificare che il documento si riferisca alla corretta operazione di importazione o esportazione e che le informazioni identificative siano coerenti con quanto effettuato.

2. Descrizione della merce e codice doganale

Il codice doganale identifica la classificazione della merce e contribuisce a determinare il trattamento doganale. È quindi importante controllare che il codice e la descrizione riportati siano coerenti con i prodotti effettivamente importati o esportati.

Una classificazione errata può incidere sui dazi, sull’applicazione di misure specifiche e sugli eventuali obblighi normativi collegati alla merce.

3. Quantità, peso, valore dichiarato e Incoterms

Quantità, peso e valore sono elementi importanti per verificare la correttezza dei dati dichiarati, sia nelle operazioni di importazione sia in quelle di esportazione. È opportuno confrontarli con la documentazione commerciale e di trasporto.

Nelle importazioni, questi dati contribuiscono alla determinazione del valore in dogana e, secondo le regole applicabili, della base imponibile IVA. Anche gli Incoterms possono aiutare a individuare le spese da valutare ai fini del valore in dogana. Il loro trattamento dipende dalle condizioni dell’operazione e dalle regole doganali applicabili.

4. Origine delle merci

L’origine delle merci è un’informazione rilevante per stabilire l’applicazione di eventuali misure tariffarie o commerciali. Occorre però distinguere l’origine doganale dalla semplice provenienza della merce: sono concetti diversi e non sempre coincidono. In caso di dubbi, è opportuno verificare l’origine prima di utilizzarla per valutazioni sui dazi, per dichiarazioni commerciali o per richiedere eventuali trattamenti preferenziali.

5. Dazi, IVA e altri importi

Un ulteriore controllo riguarda i costi connessi all’importazione. Per le importazioni, è utile verificare i dazi, l’IVA all’importazione e gli altri elementi riportati nei prospetti, confrontandoli con la documentazione dell’operazione e con il trattamento previsto per la merce.

Nelle esportazioni, invece, è opportuno verificare gli eventuali tributi, oneri o misure applicabili alla specifica operazione. Gli importi e gli adempimenti dipendono, tra gli altri fattori, dalla classificazione, dall’origine, dal valore dichiarato e dalle disposizioni applicabili.

Semplifica il recupero e la consultazione delle dichiarazioni doganali con il Cassetto Doganale in lettura facilitata proposto da Studio Alpi Melissa.
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Dove trovare la dichiarazione doganale: non fermarti alla copia di cortesia

Dopo un’importazione o un’esportazione, lo spedizioniere o l’intermediario può inviare all’azienda una copia di cortesia della documentazione doganale. Questa può essere utile per una prima consultazione, ma non è sufficiente affidarsi esclusivamente a questo documento per la gestione e la conservazione delle dichiarazioni.

È importante recuperare e conservare la documentazione ufficiale disponibile attraverso i servizi doganali, così da poter disporre dei documenti registrati nei sistemi ADM in caso di controlli.

Per le importazioni, in particolare, il Prospetto di riepilogo ai fini contabili è rilevante per gli adempimenti contabili e fiscali relativi all’IVA all’importazione. Per le esportazioni, è importante conservare la dichiarazione doganale e verificare l’esito dell’uscita delle merci attraverso il relativo messaggio elettronico.

Come accedere al Cassetto Doganale

Per consultare i prospetti e la documentazione relativi alle dichiarazioni doganali di importazione ed esportazione, occorre accedere all’area riservata dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli e disporre delle autorizzazioni necessarie. In generale, i passaggi da seguire sono:

1. Accedi al portale ADM.
2. Entra nell’area riservata utilizzando una modalità di autenticazione ammessa dal portale, ad esempio SPID o CNS, secondo le opzioni disponibili per il tuo profilo.
3. Assicurati di aver associato la tua azienda e gestito le deleghe tramite il Modello Autorizzativo Unico (MAU).
4. Individua il servizio Gestione documenti – Dichiarazioni doganali e segui le indicazioni per consultare o acquisire i documenti disponibili.

La consultazione dei documenti attraverso i servizi ADM richiede di individuare le singole dichiarazioni e recuperare i relativi prospetti. Quando un’azienda gestisce centinaia o migliaia di operazioni, questa attività può diventare particolarmente impegnativa e richiedere molto tempo, soprattutto quando occorre ricostruire rapidamente la documentazione di una specifica spedizione.

La soluzione: Cassetto Doganale in lettura facilitata

Per superare questi limiti, lo Studio Alpi Melissa propone l’utilizzo del Cassetto Doganale in lettura facilitata: uno strumento semplice, economico e immediato che mette l’azienda in condizione di avere il pieno controllo del proprio dichiarativo, senza dover passare ogni volta dal portale ADM.

Come funziona

• Ricevi i documenti direttamente via email. Quando un’operazione doganale viene trasmessa ad ADM, ricevi automaticamente un’email con i PDF delle dichiarazioni doganali allegati.

• Accedi al tuo archivio con username e password. Entri in uno spazio dedicato dove trovi le dichiarazioni doganali a tuo carico, raccolte in un’unica schermata.

• Tieni sotto controllo lo stato delle operazioni. Da un’unica schermata puoi consultare i dati principali delle dichiarazioni e verificare quali operazioni risultano aperte o chiuse e quali sono indicate come scadute o in scadenza, senza dover aprire ogni singolo documento.

• Raccogli anche i documenti collegati alle spedizioni. Puoi aggiungere all’archivio PDF e altra documentazione relativa alle spedizioni, comprese le prove di esportazione previste per le operazioni che richiedono ulteriori verifiche.

Perché è utile per la tua azienda

• Accedi senza passare ogni volta dal portale ADM. Puoi consultare l’archivio utilizzando username e password, senza dover accedere ogni volta ai servizi ADM tramite SPID per recuperare i documenti. Una soluzione pratica anche per chi in azienda non gestisce direttamente le credenziali o le deleghe doganali.
• Risparmi tempo nelle attività amministrative. Avere le dichiarazioni raccolte in un unico ambiente riduce le ricerche manuali e rende più rapido il recupero dei documenti per i controlli interni o per le richieste del commercialista.
• Mantieni la documentazione organizzata. Oltre alle dichiarazioni, puoi raccogliere i documenti collegati alle spedizioni, così da avere le informazioni pertinenti più facilmente accessibili quando servono.
• Rendi più semplice il controllo dei dati. Consultare le informazioni in modo ordinato aiuta a confrontare la documentazione commerciale con i dati doganali e a individuare eventuali differenze nei codici, nei valori, nei dazi, nell’IVA o nell’origine, da approfondire prima che diventino un problema.
• Un costo contenuto. Si tratta di uno strumento economico, pensato per essere alla portata di ogni impresa, dalla piccola azienda che importa occasionalmente alla realtà con centinaia di operazioni l’anno. Il costo è irrisorio rispetto a quello di un errore non individuato in tempo, di una sanzione o di un’IVA non recuperata.

Il supporto di Studio Alpi Melissa: accesso e lettura facilitata

Lo strumento è affiancato da un servizio completo di assistenza e consulenza sul Cassetto Doganale. Per aiutare le imprese a gestire in modo semplice e sicuro le proprie importazioni ed esportazioni, lo Studio offre:

• Assistenza nell’attivazione e registrazione: ti guidiamo nell’ottenimento delle credenziali sul portale ADM e nella corretta configurazione delle deleghe (MAU).
• Facilitazione nella lettura dei documenti: ti aiutiamo a navigare la piattaforma e a estrapolare rapidamente i dati chiave dalle dichiarazioni (codici doganali, valori, IVA, dazi e origine).
• Verifica dell’accuratezza dei dati: ti affianchiamo nel controllo della coerenza tra la documentazione commerciale e i dati registrati a sistema, aiutandoti a individuare le informazioni da approfondire anche in relazione ad altri adempimenti (come CBAM o EUDR).

Il controllo delle dichiarazioni non è un optional. Sapere cosa è stato dichiarato a nome della tua azienda, in dogana, non è solo una buona pratica: è una forma di tutela. Con il Cassetto Doganale in lettura facilitata hai uno strumento semplice, veloce ed economico per tenere tutto sotto controllo, senza dover accedere ogni volta al portale ADM tramite SPID, senza recuperare i documenti uno per uno e senza sorprese.

Vuoi semplificare l’accesso e la gestione delle tue dichiarazioni di importazione ed esportazione?

Contatta lo Studio Alpi Melissa per richiedere assistenza nell’attivazione del Cassetto Doganale e nella consultazione dei tuoi documenti.

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Domande frequenti sulla dichiarazione doganale